Als werkgever bent u verplicht om een kopie van het ID-bewijs van uw werkgever op te vragen en op te slaan. Daarnaast bent u verplicht om deze gegevens op een veilige manier te bewaren. Maar hoe doet u dat het beste?
Verplichting voor werkgever
Volgens artikel 28 van de Wet op de Loonbelasting bent u als werkgever wettelijk verplicht om een kopie of scan van het ID-bewijs van uw werknemer op te slaan in de loonadministratie.
Onder ID-bewijzen valt:
- Een (Nederlands) paspoort;
- Een (Nederlandse) identiteitskaart;
- Een verblijfsdocument.
Heeft uw werknemer geen Nederlands paspoort of identiteitskaart? Let er dan goed op dat zij wel in Nederland werkzaam mogen zijn.
De wet AVG
Als u eenmaal een scan of kopie van het identiteitsbewijs heeft gemaakt, dan bent u volgens de wet AVG verplicht om veilig met deze gegevens om te gaan.
In plaats van letterlijk een paspoort onder het kopieerapparaat te leggen en het kopietje in een map te stoppen, zijn er betere manieren om dit aan te pakken. Het maken van een foto met uw (privé) telefoon is uiteraard ook geen oplossing.
Zo’n onveilige manier van omgaan met iemands persoonsgegevens kan leiden tot veel problemen. Een slecht opgeslagen kopie of scan valt gemakkelijk in de verkeerde handen.
Bovendien mag u gegevens maar voor een beperkte periode opslaan. Gaat u als werkgever werkelijk regelmatig door alle uitdraaien en foto’s heen om de oude te verwijderen? Wij vermoeden dat dit weinig gebeurt.
Kopiëren of scannen en opslaan
Een inlener of aannemer mag trouwens het ID-bewijs wel (op echtheid) controleren, maar niet kopiëren of scannen. Een directe werkgever moet dus wél een kopie of scan opslaan, maar moet ervoor zorgen dat alleen het documentnummer, de BSN en de pasfoto goed zichtbaar zijn.
Zo’n kopie of scan veilig en op de juiste manier opslaan kan ingewikkeld, arbeidsintensief en onveilig zijn. Het gevaar van een datalek of onjuiste behandeling ligt op de loer.
Oplossing van IDVerificatie
IDVerificatie heeft een veilige oplossing ontwikkeld. Met onze app kunt u ID-bewijzen niet alleen controleren op echtheid, maar ook veilig en op de juiste manier opslaan.
Zo voorkomt u fouten, onnodig handmatig werk en onveilige situaties.
Wilt u meer weten over deze oplossing?
