Veel zaken vinden tegenwoordig online plaats. Voor het afsluiten van een contract, het ondertekenen van een document, of het aangaan van een abonnement is tegenwoordig een persoonlijke afspraak op kantoor al niet meer nodig. Maar soms moet een klant zich nog wel identificeren. En ook dat gebeurt steeds vaker online.
Stel, uw bedrijf vraagt een klant om een kopie van hun ID-bewijs te sturen. Dat wilt u dan natuurlijk wel veilig doen. Want zomaar een kopie van een paspoort of rijbewijs laten versturen per email brengt risico’s met zich mee en mag niet zomaar.
Dagelijks horen wij over bedrijven die vragen een kopie van een paspoort per email of zelfs whatsapp te versturen. En dat is natuurlijk niet de bedoeling. Met de huidige wetgeving zijn daar strenge regels voor.
Wie mogen er vragen om een kopie van een ID-bewijs?
Slechts een beperkt aantal organisaties mag überhaupt om een kopie van een ID vragen. Eigenlijk alleen een werkgever of een bank, de overheid, een notaris of verzekeringsmaatschappij.
Voor andere bedrijven geldt striktere regelgeving. Een telecombedrijf mag bijvoorbeeld wel een scan van een ID-bewijs opslaan, maar moet BSN en pasfoto afschermen. Dus ga ten eerste goed na of uw bedrijf wel mag en moet vragen om een kopie van een ID-bewijs.
Het mailen van een paspoort of rijbewijs wordt gezien als een vergaande manier om een identiteit vast te stellen. Dus als u een ID-bewijs nodig acht, onderbouw dat dan goed en verwerk de gegevens op een veilige manier.
Welke gevaren zijn er bij het vragen van een kopie van een ID-bewijs?
Als u een kopie maakt of opvraagt van iemands paspoort, rijbewijs of verblijfsdocument, dan moet u dus wellicht bepaalde gegevens afschermen. Bovendien wilt u mogelijk checken of het document wel echt is.
Voor uw bedrijf bestaat dus het risico dat uw klant een vals ID-bewijs gebruikt, waarmee mogelijk zelfs iemands identiteit is gestolen.
Daarnaast loopt eigenlijk ieder bedrijf kans op een datalek. Indien er sprake is van rondslingerende kopieën van ID-bewijzen – dan wel digitaal, dan wel uitgeprinte versies in mappen – dan kan iedere persoon met slechte bedoelingen erbij.
Hoe verstrekt iemand veilig een kopie van zijn ID?
Daar biedt Handelzeker een veilige oplossing voor met idverificatie.nl.
Wilt u iemand vragen om op een veilige manier een identiteitsdocument te sturen? Dat kan met een versleutelde URL middels onze ID CheckIn oplossing.
Vervolgens kunt u met onze IDVerificatie App niet alleen ID-bewijzen toetsen op echtheid, maar ook veilig opslaan in een Cloud Solution. Zo voorkomt u rondslingerende kopieën van ID-bewijzen, wat een datalek risico helpt voorkomen.
Dus, wilt u veilig en eenvoudig gegevens van uw klanten opvragen en opslaan, maak dan gebruik van onze ID-verificatie oplossingen.
Beeld © Rijksoverheid
